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Guía Completa para Organizadores de Eventos
Bienvenido a la guía completa para crear y gestionar eventos exitosos en EventLiVe. Aquí encontrarás todo lo que necesitas para organizar experiencias memorables.
Pasos para Crear y Gestionar tu Evento
1. Registro y Configuración Inicial
Crea tu cuenta de organizador en EventLiVe con tus datos básicos.
Completa tu perfil de organizador incluyendo información de contacto y datos de facturación.
Configura tus métodos de pago para recibir las ventas de tus eventos.
2. Crear tu Primer Evento
Accede a “Agregar Evento” desde tu panel de organizador.
Completa la información básica: nombre del evento, fecha, hora y ubicación.
Agrega una descripción atractiva que capte la atención de los asistentes.
Sube imágenes de calidad que representen tu evento (espacio reservado para capturas).
3. Configurar Entradas y Precios
Define los tipos de entradas que ofrecerás (general, VIP, early bird, etc.).
Establece los precios y cupos disponibles para cada tipo.
Configura descuentos o promociones si lo deseas.
Activa la venta de merchandising si aplica.
4. Gestión de Ventas y Reportes
Monitorea tus ventas en tiempo real desde el panel de control.
Accede a reportes detallados de ventas, validaciones y formularios.
Gestiona reembolsos y reclamaciones de manera eficiente.
5. Validación y Control de Acceso
Asigna validadores para el control de acceso al evento.
Utiliza el sistema de validación con código QR o manual.
Monitorea en tiempo real quiénes han ingresado al evento.
6. Durante el Evento
- Activa el punto de venta para ventas presenciales si es necesario.
Supervisa a tus cajeros y validadores desde el panel.
Monitorea la asistencia y gestiona cualquier incidencia.
Tips Visuales para Organizadores Exitosos
✅ Utiliza imágenes de alta calidad que muestren la esencia de tu evento
📝 Escribe descripciones claras y concisas que respondan quién, qué, cuándo, dónde y por qué
🕑 Publica tus eventos con al menos 2-4 semanas de anticipación
🎯 Define bien tu público objetivo para orientar mejor tu comunicación
💰 Establece precios competitivos investigando eventos similares
📢 Promociona tu evento en redes sociales y con tus contactos
📈 Revisa tus estadísticas diariamente para ajustar estrategias
👥 Responde rápidamente a las consultas de los asistentes
¿Cómo creo mi cuenta de organizador?
Accede al sitio web de EventLiVe y haz clic en “Registrarse”. Selecciona la opción de “Organizador” durante el proceso de registro. Completa tus datos personales, información de contacto y datos fiscales/de facturación. Una vez completado el registro, accede a tu perfil y configura los métodos de pago para recibir los fondos de tus ventas.
¿Qué información necesito para crear un evento?
¿Cómo configuro los precios y tipos de entradas?
¿Cómo funcionan las validaciones de entradas?
¿Cómo recibo el pago de mis ventas?
¿Puedo cancelar o reprogramar mi evento?
Sí, puedes modificar la fecha y detalles de tu evento en cualquier momento desde tu panel de organizador. Si necesitas cancelar el evento, debes hacerlo con suficiente anticipación y gestionar los reembolsos a los asistentes que ya compraron entradas según la política de reembolsos que hayas establecido. EventLiVe te proporciona herramientas para comunicarte con los asistentes y procesar reembolsos masivos si es necesario. Recuerda que cancelaciones frecuentes pueden afectar tu reputación como organizador.
EventLiVe procesa los pagos de las ventas y los transfiere a tu cuenta bancaria según el calendario establecido. Debes configurar tus datos bancarios en el perfil de organizador. Los pagos se realizan después del evento o según lo acordado en los términos. EventLiVe retiene una comisión por servicio que se descuenta automáticamente. Puedes consultar el detalle de tus transacciones y pagos pendientes en el panel de ventas.
Cada entrada vendida genera un código QR único que se envía al asistente por email. Puedes asignar validadores desde tu panel de organizador, quienes usarán una aplicación móvil para escanear los códigos QR al ingreso del evento. El sistema registra automáticamente cada validación con fecha, hora y nombre del validador. También existe la opción de validación manual ingresando el código de la entrada. Puedes monitorear en tiempo real qué entradas han sido validadas desde tu panel de control.
En la sección de creación de eventos, deberás especificar los tipos de entradas que ofrecerás. Puedes crear múltiples tipos como: entrada general, VIP, palco, early bird, etc. Para cada tipo establece: el nombre de la entrada, precio unitario, cantidad de cupos disponibles, descripción de lo que incluye. También puedes configurar fechas de inicio y fin de ventas para cada tipo, descuentos por cantidad, y si requieren validación especial al ingreso.
Para crear un evento exitoso necesitas: nombre del evento, fecha y hora de inicio y finalización, ubicación (dirección completa o link si es online), descripción atractiva del evento, imágenes de alta calidad (mínimo 1, recomendado 3-5), tipos de entradas con sus precios y cupos disponibles, categoría del evento (música, deportes, cultura, etc.), información de contacto para consultas.